Dans la société d`aujourd`hui sur Internet et par courriel, la nécessité d`écrire une lettre formelle se pose moins souvent que par le passé. Cependant, il est encore parfois nécessaire de présenter une lettre formelle pour obtenir des informations, pour postuler à un programme académique ou un emploi, pour se plaindre d`un produit ou d`un service, ou simplement pour exprimer votre opinion d`une manière efficace et cohérente. Un mémorandum ne peut avoir qu`un certain nombre de formats; Il peut avoir un format spécifique à un bureau ou une institution. En droit spécifiquement, un mémorandum est un registre des conditions d`une transaction ou d`un contrat, comme un mémo politique, un mémorandum d`accord, un mémorandum d`entente ou un mémorandum d`association. Les formats alternatifs comprennent les notes de synthèse, les rapports, les lettres, les classeurs, etc. Ils pourraient être une page longue ou plusieurs. Ils peuvent être considérés comme de la littérature grise. Si l`utilisateur est un ministre du cabinet ou un cadre supérieur, le format peut être défini rigidement et limité à une ou deux pages. Si l`utilisateur est un collègue, le format est généralement beaucoup plus flexible. À son niveau le plus élémentaire, un mémorandum peut être une note manuscrite à l`attention de son superviseur.
Dans les affaires, un mémo est généralement utilisé par les entreprises pour la communication interne, par opposition aux lettres qui sont généralement pour la communication externe. [1] par conséquent, nous pouvons considérer les mémorandums comme un processus de communication à la hausse par lequel toute plainte, question, opinion, point de vue et suggestion sont présentées au niveau autorisé. Un type précis de mémorandum est la note d`information sur les politiques (également mentionnée dans diverses juridictions et régissant les traditions en tant que document sur les questions de politique, les mémorandums d`orientation ou la soumission du cabinet entre autres), un document pour la transmission des politiques l`analyse dans la sphère décisionnelle politique. En règle générale, une note d`information peut être désignée par «pour information» ou «pour décision». L`objectif principal d`une note d`information «pour décision» est de soutenir la prise de décision – et aussi «d`aider (ou parfois d`influencer) un décideur à prendre une meilleure décision dans une situation de problème particulière qu`il n`aurait pu autrement faire sans l`analyse». [3] d`autres fins que la note d`information peut servir comprennent: le transport de l`information; en informant les décisions, en demandant, en répondant à une question, en faisant une suggestion, en présentant un rapport informel, en proposant une solution à un problème ou en documentant une référence pour une utilisation future. Il n`existe pas de norme universelle pour une note d`information, mais il est généralement entendu qu`il s`agit d`un résumé concis et cohérent d`un problème de politique publique avec une logique clairement articulée pour suivre une ligne de conduite recommandée. «À côté d`un nez politique, et d`un cerveau logique, la compétence la plus importante du bon Trésor [personne] réside dans [leur] main de rédaction fine. La note concise, cohérente et pénétrante est l`expression finale de tous les autres talents. [4] dans de nombreux contextes de gouvernance de Westminster/Whitehall, les analystes de politiques devraient analyser la question et rédiger la note d`information d`un point de vue neutre de la fonction publique.
